Комплексное бизнес-сопровождение на территории всей России
К сожалению, законодательство не предоставляет чёткого алгоритма действий в случае утраты журналов инструктажей по охране труда. Однако существуют рекомендации, которые помогут вам минимизировать риски и правильно организовать восстановление утраченной документации.
Проблемы с восстановлением записей: При попытке воссоздать журналы часто возникает необходимость собрать подписи всех сотрудников, что может оказаться невозможным, особенно если некоторые сотрудники уже уволены.
Риски "восстановления задним числом": Заведение новых журналов с внесением старых данных может создать впечатление фальсификации документов, что негативно скажется на вашей организации в случае проверок.
Не восстанавливайте журналы задним числом. Это главный принцип, который следует соблюдать. Фальсификация документов является нарушением законодательства и может повлечь за собой серьёзные последствия.
Заведите новый журнал. Если у вас нет возможности восстановить старые записи, начните вести новый журнал с текущей даты. Укажите причину, по которой были утрачены предыдущие журналы, и зафиксируйте этот факт во внутренней документации.
Проведите внеплановый инструктаж. Организуйте проведение внепланового инструктажа для всех сотрудников. Зафиксируйте результаты этого инструктажа в новом журнале.
Сообщите о происшествии руководству. Важно уведомить руководство компании об утрате журналов, чтобы они могли принять соответствующие меры и учесть этот инцидент в дальнейшей работе.
Улучшите систему хранения документов. Проверьте текущую систему хранения журналов и других важных документов. Возможно, стоит внедрить электронный документооборот или усилить контроль доступа к бумажным архивам.
В первую очередь необходимо официально зафиксировать факт утери или порчи журналов инструктажей. Для этого создайте комиссию, состоящую минимум из трех человек. Обычно в такую комиссию входят специалист по охране труда, представитель отдела кадров и руководитель одного из структурных подразделений. Задача этой комиссии — составить акт об утрате документа. В акте подробно описывается ситуация, указываются обстоятельства и причины произошедшего инцидента.
На основе акта об утрате документов издается соответствующий приказ. В этом документе определяются дальнейшие действия по восстановлению утраченных журналов и назначаются ответственные лица. Приказ должен содержать конкретные указания относительно того, кто будет заниматься восстановлением документов, какие сроки установлены для выполнения данной задачи, а также какие ресурсы будут использованы для этих целей.
Процедура восстановления журнала регистрации вводного инструктажа
Если требуется восстановить журнал регистрации вводного инструктажа, рекомендуется внести в него информацию обо всех сотрудниках, которые проходили инструктаж ранее. Записи должны включать текущую дату, а под списком сотрудников сделайте пометку следующего содержания: «Работники ознакомлены с Инструкцией № 1 на основании приказа № ХХ от Х.Х.ХХХХ ввиду утери журнала вводного инструктажа». Обязательно укажите номера инструкций и приказов, а затем поставьте подписи инструктирующего и инструктируемых.
Нормативная база и требования к форме журнала
Согласно пункту 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464, работодатель самостоятельно утверждает форму журнала регистрации инструктажа и порядок его ведения. Тем не менее, важно учитывать обязательные сведения, указанные в пунктах 86–87 упомянутых Правил. Эти сведения включают информацию о дате проведения инструктажа, ФИО инструктируемого и инструктирующего, темы инструктажей, а также подписи обеих сторон.
Порядок заполнения журнала инструктажа на рабочем месте
При восстановлении журнала инструктажей на рабочем месте, инструктирующий сотрудник (чаще всего это руководитель структурного подразделения) должен последовательно вносить данные по каждому своему подчиненному. В графу «Вид инструктажа» необходимо записать «Повторный», а в графе «Наименование локального акта, в объеме которого проводился инструктаж» — перечислить номера инструкций, с которыми работники были ознакомлены до момента утраты журнала.
После списка сотрудников добавьте следующую запись: «Проведен повторный инструктаж на основании приказа № ХХ от Х.Х.ХХХХ ввиду утери журнала инструктажей на рабочем месте». Эта запись позволит подтвердить законность проведенных мероприятий и избежать недоразумений в дальнейшем.
Дополнительные инструкции и внеплановые инструктажи
Если на момент проведения повторного инструктажа была разработана новая инструкция, ознакомление с ней должно быть отражено отдельно. В данном случае вид инструктажа указывается как «внеплановый». Это важно для соблюдения всех формальных процедур и учета актуальности информации, предоставляемой сотрудникам.
Закрепление ответственности за ведение журналов
Стоит помнить, что ответственность за проведение инструктажей и корректное заполнение журналов должна быть четко распределена среди сотрудников. Работодатель обязан закрепить эти обязанности соответствующим приказом. Ответственными лицами обычно становятся специалисты по охране труда, руководители подразделений и другие уполномоченные сотрудники. Важно регулярно пересматривать приказы в связи с изменениями в составе персонала, чтобы избежать возможных нарушений и утраты документов.
Читайте нашу новую статью о Патентной системе налогообложения
Группы "Финансы" предоставляет профессиональные услуги в области налогового консультирования и поможет вам разработать оптимальную стратегию налоговой оптимизации с учетом всех законодательных требований. Свяжитесь с нами для получения персональной консультации.
В заключение хочу добавить, что налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому важно быть в курсе всех нововведений. Следите за обновлениями на нашем блоге и подписывайтесь на наш Дзен-канал!
Читайте наш блог.