Кто есть кто: разбираемся в терминах

Прежде чем считать деньги, нужно чётко понять, с кем именно вы работаете - юридически. Путаница здесь дорого обходится.

Штатный сотрудник

Работает по трудовому договору. Подчиняется Трудовому кодексу: отпуска, больничные, социальные гарантии - всё это не опция, а ваша обязанность как работодателя. Вы становитесь его налоговым агентом: удерживаете НДФЛ и платите страховые взносы из собственного кармана.

Фрилансер (договор ГПХ)

Работает по договору гражданско-правового характера (ГПХ) - подряда, оказания услуг, авторского заказа. Важно: если фрилансер - обычное физическое лицо (не самозанятый и не ИП), вы всё равно платите за него НДФЛ и большинство страховых взносов. Свободы чуть больше, но налоговая нагрузка сопоставима со штатом.

Самозанятый

Зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Сам платит налоги по ставке 4% (с физлиц) или 6% (с юрлиц и ИП) и выдаёт вам чек. Страховые взносы за него - не ваша забота. Это самый лёгкий формат для бизнеса с точки зрения администрирования.

По данным ФНС, к началу 2026 года статус самозанятого имеют 15,27 млн россиян - рост на 25% за год. Режим НПД продлён до конца 2028 года.

ИП (индивидуальный предприниматель)

Вы заключаете договор с ИП как с отдельным бизнесом. ИП сам отвечает за свои налоги и взносы. Для вас - минимальная нагрузка, как и в случае с самозанятым, но без ограничений по доходу и видам деятельности.

Деньги: сколько реально стоит каждый формат

Главный вопрос предпринимателя: во сколько вам обойдётся человек при выплате «на руки» 100 000 рублей? Ответ неприятно удивляет тех, кто не считал.

Таблица 1. Налоговая нагрузка по форматам работы (2026)

* МСП из большинства отраслей с 2026 г. утратили льготу по взносам и платят стандартные 30% (кроме общепита и обрабатывающего производства, для которых льгота сохранена).

** НДФЛ прогрессивный: 13% до 2,4 млн ₽/год, 15% - от 2,4 до 5 млн, 18% - от 5 до 20 млн, 20% - от 20 до 50 млн, 22% - свыше 50 млн ₽/год.

Конкретный пример. Вы хотите, чтобы дизайнер получал 100 000 ₽ в месяц.

•       Штатный сотрудник: вам нужно заложить ~143 000 ₽ (100 000 + НДФЛ 13 000 + взносы 30 000 + травматизм ~200 ₽).

•       Фрилансер (ГПХ, физлицо): примерно столько же - вы платите НДФЛ и взносы как агент.

•       Самозанятый: 100 000 ₽ + 6 000 ₽ (НПД платит он сам из своего гонорара) = итого вы платите 100 000 ₽ (или 106 000 ₽, если договорились «чистыми»).

•       ИП на УСН 6%: аналогично - договорная сумма плюс свои фиксированные взносы ИП платит сам.

Вывод: при одинаковом «чистом» вознаграждении самозанятый обходится вам на 30–43% дешевле, чем штатный сотрудник или фрилансер-физлицо. Но это работает только при правильном оформлении.

Права, гарантии и ваши обязательства

Деньги - не единственный критерий. Посмотрим, что вы должны каждому формату по закону, и что получает исполнитель.

Таблица 2. Социальные гарантии и права по форматам (2026)

С 1 января 2026 года действует эксперимент по добровольному страхованию самозанятых на случай болезни (Федеральный закон от 15.12.2025 №456-ФЗ). Самозанятый может оформить «больничный», подав заявление в СФР через приложение «Мой налог», - но это его личное решение, не ваша обязанность.

Важный нюанс для предпринимателей: отсутствие гарантий у самозанятого или фрилансера часто приводит к тому, что они закладывают «компенсацию рисков» в стоимость своих услуг. Хороший специалист на рынке стоит дороже именно потому, что сам оплачивает свою страховку, пенсию и «простои».

Главный риск: переквалификация договора

Самая дорогая ошибка бизнеса - маскировать штатных сотрудников под самозанятых или фрилансеров. ФНС в 2025–2026 годах резко усилила контроль в этой области: появился реестр работодателей, активно применяющих НПД.

Признаки, по которым налоговая переквалифицирует договор с самозанятым в трудовой:

•       Исполнитель работает только на вас (один заказчик - красный флаг).

•       Фиксированный ежемесячный доход без привязки к результату.

•       Соблюдение режима: приходит в 9:00, уходит в 18:00.

•       Использует ваше оборудование и материалы.

•       Работает по вашим внутренним инструкциям и регламентам.

•       Договор перезаключается автоматически без изменений.

•       Бывший сотрудник «ушёл» и тут же стал вашим самозанятым (запрет - 2 года).

Последствия переквалификации: доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период + пени 1/300 ставки ЦБ в день + штраф 20–40% от недоимки. При систематических нарушениях - уголовная ответственность по ст. 199.1 УК РФ.

Когда что выбирать: шпаргалка для принятия решения

Не существует «лучшего» формата - есть правильный для конкретной задачи. Вот матрица для быстрой ориентации.

Таблица 3. Матрица выбора формата работы

Административная нагрузка: что и сколько оформлять

Помимо налогов, форматы отличаются объёмом «бумажной» работы, а значит, и временем вашей бухгалтерии.

Штатный сотрудник

Трудовой договор, приказы о приёме/увольнении, личная карточка, табель учёта, расчётные листки, РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-ТД - список внушительный. При штате от 15 человек без HR-специалиста и бухгалтера не обойтись.

Фрилансер (ГПХ с физлицом)

Договор + акт выполненных работ + расчёт НДФЛ и взносов + отражение в 6-НДФЛ и РСВ. Проще штата, но налоговые обязательства - те же.

Самозанятый

Договор ГПХ (желательно) + чек от исполнителя в приложении «Мой налог». Всё. Никаких деклараций, никаких взносов с вашей стороны. Проверить статус самозанятого можно на сайте ФНС онлайн - это занимает 30 секунд.

ИП

Договор + акты + проверка реквизитов. Оплата на расчётный счёт ИП. Налоги и взносы - целиком его дело. Для вас - минимум документов.

Что в итоге

Выбор формата работы - это не бухгалтерский вопрос, а стратегическое бизнес-решение. Ошибка стоит дорого: либо вы переплачиваете государству, либо рискуете попасть под налоговую проверку с доначислениями.

Три ключевых вывода для предпринимателя:

•       Для разовых и проектных задач - самозанятый или ИП. Экономия на взносах реальная: 30–43% от суммы выплаты остаётся у вас.

•       Для регулярной работы с чёткими обязанностями - только трудовой договор. Не экономьте там, где это нарушает закон: цена такой экономии непредсказуема.

•       Для дорогих специалистов с доходом свыше 2,4 млн ₽/год - ИП на УСН. Лимиты самозанятости быстро заканчиваются, а статус ИП не имеет потолка.

И главное: законодательство меняется. В 2026 году малый бизнес лишился льгот по страховым взносам, изменилась шкала НДФЛ, появились новые инструменты контроля со стороны ФНС. Прежде чем менять схему работы с персоналом - проконсультируйтесь с налоговым консультантом.