Вернуться на сайт Группы Финансы

Лучшее время для перехода на электронный документооборот

Что необходимо предпринять для того, чтобы компания перешла на электронный документооборот? ФНС на своем официальном сайте приводит два сценария по внедрению ЭДО.

Для автоматизации процессов обработки документов выработаны два сценария, первый предполагает быстрое развитие, а второй работает комплексно и направлен на дальнейшее развитие. Рассмотрим каждый из них более детально👇🏻

Сценарий 1
Помогает компании за период не более 4 недель перейти на ЭДО вне зависимости от отрасли. Эта схема предназначена для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тыс. документов в год либо как первый шаг для крупного предприятия. Сценарий предполагает внедрение типового решения оператора без доработок и состоит из пяти шагов:

1) Предварительная подготовка и анализ, во время которых необходимо сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме, определить круг лиц, которые смогут подписывать документы, проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО) и определить тип подходящего ИТ-решения.

2) Подключение к оператору ЭДО. Выберите оператора и подходящий тариф по обмену документами, после оформите заявку на подключение к оператору и заключите лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

3) Техническая подготовка и внедрение. Получите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобретите средство криптографической защиты информации, далее настройте доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию) и процессы обмена документами в системе электронного документооборота - их типы, маршруты согласования и подписания.

4) Обучение и тестирование. Проведите тестовый обмен документами с контрагентами, обучите сотрудников.

5) Начало обмена ЭДО с контрагентами. Расскажите контрагенту о переходе на электронный документооборот, заключите с ним Соглашение об использовании электронного документооборота, направьте приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.
Оформите заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО, внесите изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот и можете начинать пользоваться 👍🏻

Сценарий 2
Является комплексным подходом по развитию и внедрению электронного документооборота и, в основном, используется компаниями среднего и крупного бизнеса, которые имеют
большой объем документов для перевода на ЭДО (в основном более 10 тыс. документов год), определенный процесс согласования и подписания документов, массу ответственных исполнителей. Которые имеют необходимость интегрировать систему оператора электронного документооборота с учетными системами компании и перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

Такой подход реализуется в процессе прохождения двух фаза, первая предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и ИТ-ландшафта и направлена на определение периметра проекта. Включает в себя: диагностику текущего состояния и определение периметра проекта, а также разработку концепции. Вторая фаза предусматривает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы ЭДО с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта, что невозможно в первом сценарии, (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. требуется разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем). Вторая фаза может длиться 6-12 месяцев, за это время разрабатывается дизайн целевого решения (всех бизнес-процессов, IT-архитектуры) и постепенно внедряется, тестируется, оптимизируется, а вы останетесь довольны повышенным качеством и скоростью обмена информационными потоками.
Бух.учет