Вернуться на сайт Группы Финансы

Главбух в отпуске. Кому и как правильно передать дела?

Разберемся кому и в каком порядке лучше всего делегировать обязанности главбуха (далее ГБ) на время его отпуска.


1. Руководитель организации возьмет на себя обязанности главного бухгалтера. Такой вариант возможен в компаниях малого и среднего бизнеса, в некоммерческих организациях, а если предприятия подлежат обязательному аудиту или это организации, которые перечислены в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, например, коллегия адвокатов микрофинансовая организация, жилищный кооператив, то директор лично вести бухучет не сможет.

2. Полномочия заместителя ГБ переходят ему автоматически, если в штате предусмотрена такая должность. Обычно, такая процедура замещения прописывается в должностной инструкции или трудовом договоре. Если в компании заместителей ГБ несколько, то издается отдельный приказ на тему того, кто будет исполнять обязанности ГБ. Согласно такому приказу, документы, которые подписывал главбух могут быть подписаны тем, кто замещает его на время отпуска.

3. Иной сотрудник может временно совмещать свои обязанности с задачами главбуха. В это время сотрудник должен кроме своей работы, выполнять и работу ГБ, за что ему назначается дополнительная плата (фикс, оклад, процент). Временное совмещение должно быть оформлено дополнительным к трудовому договору соглашением.
В приказе о совмещении нужно указать:
· обязанности работника, совмещающего свои задачи и задачи ГБ;
· сроки выполнения данных задач;
· сумму доплаты за выполненную работу;
· допущение подписания документов.

4. Перевод другого сотрудника на время. Такой вариант будет актуален, если ГБ уходит в отпуск надолго, чтобы замещающий сотрудник взял на себя ответственность за весь функционал главного бухгалтера на время его отсутствия. З/п такой сотрудник должен получать как главбух (ст. 72.2 ТК РФ).

5. Срочный трудовой договор с работником «со стороны». Данный вариант также подойдет при длительном отсутствии ГБ на рабочем месте. При приеме на работу нового сотрудника и его увольнении необходимо соблюдать все требования ТК РФ. В организации, установленные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», на должность ГБ можно принять только человека, имеющего высшее образование, стаж работы бухгалтером не менее 3 лет и не имеющего неснятую и непогашенную судимости по экономическим преступлениям.

Отсутствие главного бухгалтера на месте не освобождает предприятие от ответов на требования налоговых инспекторов и подачи отчетности.

Во время отпуска ГБ в компанию могут прийти инспекторы с налоговой проверкой, решение по которой принимает руководитель инспекции. Соответственно, перенести сроки выездной налоговой не получится (п. 1 ст. 89 НК РФ). Да, налоговая может продлить сроки проверки, поскольку компания не может предоставить определенные документы без главного бухгалтера.


При камеральной налоговой проверке сама компания может попросить продлить срок представления документов из-за отсутствия ГБ по причине отпуска (п. 3 ст. 93 НК РФ).

ИТОГ: Следует заранее позаботиться о замещении должности главного бухгалтера на время его отпуска, такая же схема работает и на случай внезапного увольнения. Необходимо продумать несколько возможных вариантов кандидатов на эту должность.