Следует ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
Мы любим Чехова, поэтому кратко:
1. Факсимиле можно применять на документах, которые не предшествуют возникновению материальной ответственности.
2. Не рекомендуется применять в первичных учетных документах (ведь так считает сам Минфин). Согласно письму Минфина от 13.04.2015 No 03-03-06/20808, на них должна стоять подпись от руки.
3. Судебные решения по использованию факсимиле в счетах-фактурах противоречивы.
Думаем, вы уже поняли, что отсутствие знаний, в каком случае использовать факсимиле, а в каком воздержаться, может лишить вас налогового вычета. Представим, директор ООО «Апгрейд» должен ежедневно подписывать сотни документов, но для того, чтобы по максимуму использовать свое время, он решил приобрести факсимиле и ставить ее везде, где ему заблагорассудится.
Такой необдуманный поступок может навлечь на него неприятные последствия, ведь он поставил свою подпись на договоре с одним из контрагентов, когда соглашение об использовании печати в договоре не предусмотрено. Суд признал данный договор недействительным, из-за отсутствия существенных доказательств возникновения данного вида правоотношений (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ).
Еще одна не менее интересная история, в которой налоговики по результатам выездной проверки, приняли решение о добавлении НДС, пени и штрафа. Причиной этому послужило использование факсимиле при подписании счетов фактур от имени руководителя
Результаты судебных решений совпадают с правовой позицией Президиума ВАС РФ, предусмотренной Постановлением от 27.09.2011 No 4134/11.
Что же делать, если руководитель или главный бухгалтер в какой-то момент не могут подписать счета-фактуры?
• оформить локальный акт, передающий право подписи другим лицам;
• зафиксировать полномочия доверенностью, а рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица в счете-фактуре указать реквизиты приказа или доверенности.
• переход на электронные документы, которые должны отвечать требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Закрепим!
1. Факсимиле на счетах-фактурах не используем, чтобы не пришлось ходить по судам и доказывать право на налоговый вычет.
2. Оформляем доверенности на других лиц для подписания счетов фактур или используем электронные формы.
